伙伴们，别忘了细节

　　第一天上午8:45。

当所有人都坐好之后，迈克接着开始他的演讲了。他打开幻灯片，说道：“为了让大家对5S到底是什么有个更好的了解，从而在接下来的3天里都能有所收获，我现在来给大家看一些东西。”说着，迈克指向他的幻灯片。

　　

“第一个S是整理。意思是将不用的东西从有用的东西中间拿出去。比如说堆积起来的零部件、原材料、各种工具和其他任何你觉得不需要的东西，可能有的东西都堆放了几年了。如果是几十年的话，现在到整理它们的时候了，任何不属于工作场所的东西都应该抛弃。我相信一线的工人会对我的说法感同身受。”听到这些之后，机器操作工们很不舒服。

　　赫伯特首先发难，他非常不高兴地说：“那如果有些东西以后需要，怎么办呢？我为什么要将那些现在不需要但是以后可能需要的东西抛弃呢？这对我来说才是真正的浪费呢！”房间中的每一个人都赞许地点头，似乎大家对于那些看起来很理性的观点都表示赞同。

　　很明显，迈克听到这个问题已经不下几百次了，但他胸有成竹。他说：“赫伯特，我建议你回去之后就使用红色标签系统来标注那些没有使用过的物品，你会惊讶地发现原来我们天天都和这么多的垃圾和废品为伍！这样做吧，整理了之后，你会发现工作质量提高了不少，这主要是和工作空间及工作品质有关的改进。这样做会缩短你的准备工作的时间，也许对于其他的工作中心也很有好处呢！”

　　“我不认为你会发现很多这样的东西。”赫伯特回应道。

　　“但是如果你这样做的话，我敢打包票，你会发现很多很多，你会感到非常惊讶。”迈克说。

　　“我参与过一个这样的项目，后来真的发现了很多这样的浪费。”弗莱德说道。

　　“是的，你是对的。”赫伯特说着，用一种奇怪的眼光看着弗莱德。那意思似乎是说，你对我的工作一无所知，却在这里指导我？

　　“你说的红色标签区域是什么意思呢？”兰德尔问道。

　　我真高兴他们对此产生兴趣了，迈克想道。他说：“这是一片区域，我们使用红色标签系统来标注。”

　　机修车间主管保罗R26;卡尼挺身而出为迈克说话了，他说：“我曾经处理过一个区域，离工作中心111不是太远，那就是我们的红色标签区域，它的面积为20英尺×20英尺，这个区域就足够大了。”

　　保罗在三科公司工作了20多年，他的日常工作中充满了监督和控制，总是要向许多工人催活儿，这让他感到有点厌倦。这是他参加的第二个5S项目，只是他对于这种项目还不是十分了解和接受。迈克希望保罗真的能够理解这种项目，并积极参与进来。

　　“谢谢你让我们知道这个。”迈克回应道。

　　“那么，准备工作的时间进展得怎么样了呢？你上一个5S行动有没有缩短这个时间？”克里斯蒂问道。

　　这对于迈克来说是心头之痛。在上个项目里面，迈克要保罗搜集相关的信息，但是保罗没有准备好。没有这些基础信息，不仅违背了迈克所定下的精益的工作准则，而且无法判断5S改善的效果。迈克说：“在上个项目里，我们没有这方面的信息和数据，但是对于这个项目，我们已经搜集了相关的信息和资料。”说着，他将头转向保罗。

　　“是的，我们有这方面的资料。”保罗不失时机地说道，“你现在需要看吗？”

　　“不，现在不需要。我们将在今天稍晚一些的“事实数据”（just the facts）部分需要它。感谢你收集这些信息。”

　　“迈克，你说过，5S可以改进质量，那么这是怎样做到的呢？”乔什问道。

　　“好问题。如果我们在工作现场有许多不需要的东西干扰我们的工作，那么当我们选择工具的时候，就有可能选择那些错误的工具来生产产品，这就会提高次品率。我这样说你觉得有道理吗？”

　　“听起来是合理的。”乔什点了点头。

　　迈克继续说：“在我们进入到下一个S之前，我再解释一下一些规则。我们要知道，红色标签区域不是我们企业的垃圾填埋场（in-house landfill）。在行动的收尾阶段，保罗将有60天时间重新布置这些物品。红色标签系统是一次性使用的系统，它不是用来长期标注将来需要整理的物品。你们要确认所有的物品、工具、设备都很整洁，并各就其位，这样的话，你们将来在需要它们的时候才会觉得方便。我们要开发一套系统来清晰标注所有的物品，有多少，在哪里，将在哪里使用，全都应该清清楚楚。而其他所有无用的东西都会被抛弃。”

　　迈克接着解释第二张幻灯片。

　　

迈克说：“第二个S的意思是‘整顿’，是指我们在工作中应该将所有东西放在一个地方，而每一件东西都有自己的位置。这样的话，你要为所有东西做标注，这样才会容易找到，方便使用。我们要将所有东西储存到靠近工作场所的地方，并将其标准化。”

　　“你一定是在开玩笑。”兰德尔说，“我对于自己在用的东西清楚得很，知道什么东西有用，什么东西没有用。”

　　迈克深吸了一口气，慢慢地说：“兰德尔，也许你确实了解自己在用的东西，知道什么东西有用，什么东西没有用。但是，你在工作中也许仍然会花额外的时间到处找这些工具。或者，当你生病或者度假的时候，其他人如果到你的工作区域来工作，他们能够很快地找到这些工具吗？又或者，如果你将某个工具放在其他的什么地方，别人可以很方便地找到这个工具，或者将其归还到它应有的地方吗？”

　　“我可不希望其他人过来弄乱我的工具，这就是为什么我天天晚上都要将工具锁在我的工具柜中。我看不出来你刚才的建议对我有什么帮助。”

　　迈克知道，在改进行动中，工具柜的问题迟早会抬起它的头。如果现在就告诉兰德尔他的工具柜其实不需要了，这显然太早了。他可不想在改进行动这么早的阶段就将这个恼人的问题提出来。

　　弗莱德感觉到了对话中的紧张气氛，于是又出来打圆场，他将讨论引向另外一个话题，他问：“迈克，那么你说的可视化的储藏系统（visual arrangement storage）是怎么一回事儿呢？”

　　“我接下来给你们看一些照片，你们对于这套系统的使用就会清楚一些。”迈克说着，给大家展示了十多张幻灯片，里面都是一些可视化工具，用于标出怎样把所有东西放在一个地方，并且让每一件东西都有自己的位置。其中所用到的工具是一个泡沫板，在这个泡沫板上，所有的相关工具都被标注出来了，并且每一个工具都根据自己的位置各就其位，放得好好的。因为每一个工具都有标注，所以它们容易被找到，方便使用。如果有一个工具丢失了，或者正在使用，它的位置上就是空的；而如果有工具放错了地方，也会非常明显。每一个工具都在泡沫板上有属于自己的凹槽以防放错。因为如果有工具被放在错误的地方，它根本就放不进去。如果确实需要使用抽屉，则同样的泡沫板也会被放在抽屉中，如果工具放得不对，它同样也放不进去。在每一个抽屉中，也没有多余的位置来放置那些本来不属于这里的物品。在放垃圾桶的地方，甚至都有垃圾桶的标志，写着“垃圾桶”。

　　“你的意思该不会是让我们将每一个垃圾桶都标注出来吧？”克里斯蒂笑着问。

　　“当然要。”迈克强调道，“如果这些垃圾桶是可以被挪动的，那么就应该把垃圾桶的位置标注出来。如果你不标注的话，挪来挪去，然后到处去找，就会花大量的时间。哈罗徳，你告诉大家我们上次在货盘所做的改进吧！”

　　“好的。”哈罗徳放下手中的油炸甜圈，抹了一把胡子，站起身来，好像准备作一个演讲似的。他说道：“我们在工厂中使用8个货盘。有一天，我对迈克说，每个人总在到处找这些货盘，好像寻找复活节的彩蛋一样忙个不停。这种情况从来也没有改观。于是，迈克让我把相关的使用这些货盘的人都找来，一起开会寻找解决办法。我邀请了所有部门的人都来参加会议，大家一起想办法。最后我们将所有这些货盘都放到固定的地方，不用的时候它们就被放在那里，就像一辆车停在停车场中自己的位置上一样。当我们在几个工作区域中这样做了之后，我们发现那种每个人都在到处找这些货盘的情况不见了。我们把货盘放好，标注好它们的位置，从那以后我们都是这样做的。”

　　“这样做真的有用吗？”克里斯蒂问道。

　　“当然有用了！刚开始的时候每一个人都觉得这简直是在开玩笑。但是不久以后，每个人都开始使用这种方法。不信的话你去问问任何一个人，他们都会告诉你，这样做会节省很多时间，很多很多时间。我就是不知道为什么没有早点想出这样的方法。”

　　迈克说：“这就是我们在企业里面常常看到的情况了。你们都习惯于某种做法，以至于每个人都认为这样做是理所当然的，从来也没有想想如何将事情做得更好。你们要知道，改进是企业内每一个人的事情，而不是一个人或几个人的事情。无论我们现在管理的是货盘还是垃圾桶，都是一样的道理。这样做，我们才能拥有更加安全、更加高效和更加有竞争力的生意。那么，对于这一个S，大家还有其他的问题吗？”

　　“只有一个问题。”乔什问道，“我发现工作区域里面有一个货架被挪走了。这是怎么一回事儿呢？”

　　“那是因为经过改进后，大家发现不需要这个货架了，所以把它挪走了。”

　　“看起来，你们真的在使用设备上做得棒极了！”兰德尔抱怨道。

　　“如果这些东西不需要，那么它们的作用就是挡道了。”迈克说道，“工作场所中的平地是最容易成为各种垃圾的堆放地的。我发现有些工人把抽屉焊死，有些人把水平地面做成斜坡，还有人将泡沫塑料堆在这些空间里面，这些方法都是为了不让这些空间变成堆放垃圾的场所。”

　　“下面就让我们来看第三个S吧。”

　　

迈克继续说：“当我们做好了前面两个S，接下来就应该好好做清扫了。”

　　“你不会是在开玩笑吧？”温德尔问道，“我在那里操作这个铣床已经10年了，从来就没有清扫过。”

　　“那么，现在就是改变这种情况的时候了。”迈克说，“乔，你已经参加过一个5S行动，说说看你愿意在一个清洁的环境中工作吗？”

　　“这还用问吗？?当然愿意，谁会不愿意呢？”

　　兰德尔摇着头打断了他的话，说：“伙计，要清扫那个地方需要花很多时间的，而这一切都是为了什么呢？为什么要清扫？这个地方从来没有清扫过，我不愿意把时间花在没有用的事情上面。”

　　“我同意兰德尔的话。”赫伯特补充道，“碎屑飞得到处都是，油污遍地，这种地方怎么可能清扫得干净呢？”

　　“乔，为什么不将刚才的话说完呢？随着5S的推进，后来都发生了什么？”迈克问。

　　“我们刚开始的时候都和兰德尔的感觉一样，觉得这是不可能完成的工作，但是我们做到了！我们这样做了之后，工作区域就变得非常整洁。相信我吧，以后如果谁不这么干，我会踢他的屁股！我可不会干那些没有用的事情。”

　　乔真是一个可靠的人，迈克心想着这一点，鼓励他继续说：“乔，那么操作工们觉得怎么样呢？他们是怎么想的？”

　　“你问的是改进行动之后？”

　　“是的。”

　　“开始的时候，他们都认为这是不可能完成的任务，没有信心。但是完成这个任务之后，他们对于现在的工作环境满意得不得了，都在反思以前怎么就能忍受在那样的环境中工作。这其中还有一个笑话，托尼的老婆还以为自己的老公被公司开除了而没有告诉她，为此我们好好地开了他的玩笑。”

　　“这个地方我没有听懂，为什么托尼的老婆还以为自己的老公被公司开除了？”温德尔疑惑地问道。

　　“那是因为托尼每天回家的时候都比以前干净多了，他老婆看他天天这样回家就以为他被公司开除了，她认为自己的老公肯定没有在干和以前同样的工作。直到后来托尼将工资单带回家给他老婆看，她才相信。谁会因为变干净了而产生麻烦呢？托尼就是这样的。”

　　每个人都哈哈大笑起来，除了兰德尔。他其实还没有被这个故事所打动，他没有接受迈克的观点。迈克知道，自己要给兰德尔更多的时间，他绝对不会因为听到了这些改进的措施和几个小笑话就对此深信不疑。对迈克来说，要改变兰德尔的抵触心态，那是一项长期工作。

　　迈克又回到先前的问题上，他需要团队的支持，他问：“那么，现在就是改变这种情况的时候了。你们大家都想想，自己愿意在一个清洁的环境中工作吗？你们是愿意在一个干净整洁的环境中工作，还是愿意在一个乱糟糟的环境中工作？还用说吗，你们当然愿意在干净整洁的地方工作，这就是人性啊。那么，你们现在想想，你们在一个干净整洁的环境中还是在一个乱糟糟的环境中更能获得更高的质量呢？”

　　“得了，迈克。这不是明摆着吗？”保罗有点不满了。

　　“那么，答案是什么，保罗？”

　　“当然干净整洁的环境中会有更高的质量。”

　　“为什么呢？”迈克紧追不放。

　　“因为，如果我们在一个碎屑飞得到处都是，油污遍地的工作环境里面工作，我们很难生产出干净、高质量的零部件。工具也会乱糟糟的，各种小零件都会乱糟糟的，机器上面布满灰尘，小零件和废品堆积得到处都是。这些都会增加产品尺寸出错的风险。这种情况一定会影响质量的。”

　　“你说得很对。”迈克说着，在教室里走了几步，然后问，“那么安全事务呢？对比一下，在一个干净整洁的环境中还是在一个乱糟糟的环境中安全事务更有保障？”

　　“也许是干净的地方。”安东尼说。

　　“也许？”迈克问道，“好了，安东尼，告诉我们原因吧。”

　　“一个乱糟糟的肮脏的环境也许会导致很多潜在的危险。”

　　“那么，还有其他的吗？”

　　“飞溅的灰尘、碎屑、尘土，以及各种加工之后的废物都会跑到操作工的眼睛里面去。”

　　“但这就是我们戴上防护眼镜的目的啊。”兰德尔说。

　　“但是，即使你戴上防护眼镜也不能完全防止这些风险。”迈克说，“你们同意一个乱糟糟的肮脏的环境会导致很多潜在的安全上的危险吗，会增加危险的概率吗？”

　　“这是有道理的。我不用在现场工作就可以理解这是为什么。”乔什说。

　　迈克心想，现在大家还是没有完全理解清扫工作的重要性，通过一次会议就让大家十分明白是不可能的；他以后还会多次地说，经常地说，不仅仅上课说，平时也要说。直到大家把这个习惯作为工作的惯例，不管是在车间还是在办公室，都能做到。

　　“那么，设备方面呢？你认为在一个干净整洁的环境中还是在一个乱糟糟的环境中，设备的保存时间更长？你的观点是什么，克里斯蒂？”

　　“我想，在办公室和在车间当中是一样的。比如我们的服务器区域如果是乱糟糟的，那么就会导致很多潜在的安全上的危险，这会增加危险的概率。”

　　“你说得对。”安东尼说，“如果一切都是干净整洁的话，我的工作会容易许多。”

　　“那么，如果我们从另外一个角度来看，会是怎么样的？安东尼，你告诉我，在乱糟糟的环境中如果你想去标注一个小的漏油点，这样做容易吗？”迈克问。

　　“我告诉你们，我们从来也没有去标注一个小的漏油点，因为每次都是漏油很严重之后，我们才发现的。这个时候漏出的油已经让地面上积满了油污。”

　　“正是这样。”迈克说着，打开下一张幻灯片。

　　

“一个清扫的过程，也是一个好机会，让我们好好检查一些工作场所，因为一个乱糟糟的肮脏的环境会导致很多潜在的危险。我查看过无数个工作场所，许多情况下，工人们都是到处找东西，但就是找不到。那么现在让我问你们，如果你们都将工作在一个干净整洁的环境中，这个环境可以提高质量，改进安全状况，而且更重要的是，能够提升士气。那么，你们为什么不花时间来做好清洁呢？为什么不把这个习惯作为工作的惯例，在车间和办公室都这样保持呢？”

　　“到目前为止，这是你提过的最简单的一个问题，我知道怎样回答。”赫伯特说着，将头转向保罗，“你认为我们有时间做清洁吗？我们没有时间！我们天天都有忙不完的工作。”

　　保罗马上表示同意。他说：“你知道做清洁需要多长时间？这太可笑了！我们不可能整天花很多时间来做清洁，我们还要赶工呢！”

　　“你们可以既做好清洁，也能符合工期的要求。”迈克回答，“我们要想方设法做到这一点。我们一定可以找到很好的方法来做好清扫工作。如果这些问题需要做一个储油罐才能解决，那么就去做一个。或者需要做其他的什么东西，只要有用，都应该去做。你们在接下来的几天中会想出很多这样的好方法。你们需要把工作场所中的垃圾和废物都清除出去，这会让你们的工作变得容易许多。让我给你们看更多的幻灯片吧。”

　　接着，迈克给大家展示了很多好的措施，比如做一个储油罐收集漏油，比如用一个储物的装置来放置暂时不用的小物品，诸如此类的方法都可以让清扫工作变得更容易。迈克还做了一些解释，说明大家都可以想出很好的方法，关键是把自己工作的区域清扫好。通过这样的展示，迈克解释了很多好的做法。

　　“好了，我明白了。但是我们怎么可以天天都这样做呢，我们哪里有时间？我非常愿意在一个干净整洁的工作环境中工作，不过看起来，这需要花很多时间呢！”

　　“我同意温德尔的观点，你要求得太多了。天哪，我都不能让自己的办公室变得干净一些，而且还没有这些飞溅的碎屑影响我呢。”杰克说。

　　“这是事实。”乔什说，“你的办公室简直就是一个乱糟糟的典型。我们真应该好好搞一下杰克的地盘的5S，而不是温德尔的。”

　　“听起来，我们应该好好搞一下市场营销部的5S了。我们应该把这件事情放到我们的时间表上去。”迈克说，“但是现在，还是让我们回到温德尔的问题上来吧。让我们继续第四个S——进度。”

　　

本文摘自《精益执行官》

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　　本书是“精益管理小说”系列之二，是2005年“新乡奖”获奖作品《精益财务官》的姊妹篇，延续了相同的人物和公司。它通过一家企业的3天5S改善行动，讲述了怎样进行精益转型的生动故事。在具体到每一个小时的“改善”（kaizen）过程中，作者提出了以下5个步骤：
　　1. 整理(Sort):留下有用的东西，扔掉无用的废品；
　　2. 整顿(Straighten):归类，使每一件物品都有自己的位置；
　　3. 清扫(Sweep):清扫地板，清扫设备，使工作环境变得干净整洁；
　　4. 清洁(Schedule):制定清洁工作标准，一项一项地完成，并每天完成；
　　5. 素养(Sustain):保持前面4步的成果，养成习惯，逐渐变成企业文化。
　　同时，作者也强调了在这一过程中，任何人尤其是首席执行官都有责任对团队精神、领导力、管理模式等做出相应改变；训练有素的推动者发挥着关键作用。
　　此外，5S改善行动前，企业的工作环境乱糟糟，机器长久未进行清理，设备在紧要关头出故障，需要的工具不易找到，员工一直忙碌却未见成效……；5S改善行动完成后，企业的工作环境改善了，设备故障减少了，生产和工作效率提高了，生产成本降低了，产品质量提升了，作业周期缩短了，库存周转率翻番了，员工精神面貌改善了……这些活生生的情景，本书都通过鲜活的人物进行了形象再现，读来真实有趣、浅显易懂。
　　这部精益管理的上乘佳作，正被全球众多知名企业用作内部培训教材，帮助员工快速成为各个岗位的优秀“执行官”；同时还为企业提供了21世纪高效竞争的路线图。它是世界精益管理领域里最具代表性的作品之一。